Ogni autunno, migliaia di contratti con i fornitori entrano nella loro finestra di rinnovo contemporaneamente al momento in cui la maggior parte delle aziende pianifica il budget dell'anno successivo. Questa sovrapposizione non è un incidente che dovresti ignorare, è un'occasione per negoziare da una posizione di forza. I fornitori spesso affrontano pressioni per chiudere gli affari prima della fine del loro anno fiscale, e gli acquirenti che comprendono quella pressione ottengono una leva reale. Questo pezzo esamina perché l'autunno favorisce la rinegoziazione, cosa preparare e quali tattiche spostano effettivamente i prezzi.
Perché l'autunno favorisce i contratti con i fornitori
L'autunno allinea due calendari contemporaneamente. Molti fornitori chiudono il loro anno fiscale a dicembre, e quella scadenza cambia il modo in cui negoziano. I fornitori hanno spesso obiettivi trimestrali o di fine anno fiscale che li rendono più propensi a offrire concessioni man mano che le scadenze si avvicinano. Nel frattempo, la maggior parte delle aziende costruisce il budget dell'anno prossimo nelle stesse settimane, quindi le tempistiche giocano a tuo favore.
Grazie a questa sovrapposizione, l'autunno ti dà spazio per negoziare prima che inizi l'urgenza. Avviare le negoziazioni di rinnovo 60 a 90 giorni prima della scadenza di un contratto dà all'acquirente il massimo potere contrattuale. Inoltre, allineare la tua tempistica di negoziazione con la fine del periodo fiscale del fornitore può renderli più flessibili su prezzi e termini. Ecco perché una conversazione autunnale batte una frettolosa a dicembre.
Come prepararsi per il rinnovo dei contratti con i fornitori
La preparazione decide il risultato prima ancora che qualcuno parli. Per prima cosa, estrai i tuoi dati di utilizzo effettivi. Molti acquirenti entrano nelle trattative senza comprendere i propri modelli di consumo reali, e questa mancanza di visibilità indebolisce la loro posizione durante la discussione sui prezzi. Pertanto, un audit onesto di ciò che il tuo team utilizza effettivamente ti dà una posizione di apertura più forte.
Inoltre, raccogli un preventivo concorrente anche se prevedi di rimanere con il tuo attuale fornitore. Un preventivo concorrente scritto è il singolo attivatore di sconti più efficace. In pratica, questo documento spesso fa più lavoro di una presentazione ben provata. Inoltre, annota ogni data di rinnovo nell'elenco dei tuoi fornitori, in modo che nulla sfugga alla finestra di preavviso.
Punti di leva che spostano i prezzi dei contratti dei vendor
Una volta che conosci i tuoi numeri, la conversazione riguarda i tempi e la presentazione. Ad esempio, i team di vendita tendono a chiudere le trattative più velocemente verso la fine del trimestre, quindi una chiamata a fine settembre o ottobre può giocare a tuo favore. Allo stesso modo, condividere i tuoi piani di crescita dà al fornitore un motivo per proteggere la relazione. Condividere una traiettoria di crescita, come l'aggiunta di personale ogni trimestre, permette al fornitore di vedere il vantaggio economico nell'offrire prezzi per postazione migliori ora.
Accumulare piccole richieste spesso batte una grande pretesa. Combinare la fatturazione annuale con il tempismo di fine trimestre può aumentare lo sconto che un acquirente riceve. Tuttavia, chiedi una concessione alla volta anziché una lunga lista dei desideri, poiché i fornitori rispondono meglio a una richiesta specifica che a una generica.
Errori comuni che costano denaro al momento del rinnovo
Molti rinnovi falliscono prima ancora di iniziare, semplicemente perché nessuno possiede il calendario. Il preventivo di rinnovo arriva spesso via email poche settimane prima della data, viene pagato e il contratto si rinnova per un altro anno, spesso a un prezzo più alto di prima. Di conseguenza, l'azienda paga l'aumento per impostazione predefinita piuttosto che per scelta.
Le clausole di rinnovo automatico causano lo stesso problema in una forma diversa. Le clausole di rinnovo automatico prevedono finestre di preavviso da 30 a 60 giorni, e gli acquirenti le mancano costantemente. Di conseguenza, un'email persa può bloccare un altro anno intero alle vecchie condizioni. Infine, evita di chiudere con una stretta di mano, poiché un accordo verbale va bene sul momento ma lascia entrambe le parti esposte a dispute, quindi ogni prezzo e condizione negoziati appartengono a un contratto scritto.
Riporta i contratti dei fornitori alle tue condizioni
L'autunno ti offre una finestra reale per correggere i contratti con i fornitori prima che si rinnovino silenziosamente secondo i termini del fornitore. Inizia presto, porta i tuoi numeri di utilizzo e chiedi un chiaro cambiamento alla volta piuttosto che una lunga lista. Nulla di tutto ciò richiede uno speciale talento negoziale, solo un calendario e la volontà di chiedere. Se la tua azienda tiene traccia di diversi contratti con i fornitori, blocca un pomeriggio questo mese per elencare ogni data di rinnovo e periodo di preavviso. Quell'ora di preparazione si ripaga spesso molte volte. Fallo ora, mentre la conversazione sul budget è ancora aperta e la leva è ancora tua.
